輸入ビジネスで売上を管理していくためにエクセルが使いこなせると便利です。
前回は役に立つエクセル関数について紹介させていただきました。
エクセルを満足に使いこなすためにはエクセル関数が使えるでけでは物足りません。
今回は輸入ビジネスで役に立つエクセルの操作方法について紹介させていただきます。
輸入ビジネスでこれだけは覚えて！っていうエクセル操作方法
1.見たいものだけを表示するフィルタ機能
売上を管理していると、利益率の高いもの、低いものだけ表示させたいというときがよくあります。
そんなときに便利なのがエクセルのフィルタ機能です。フィルタ機能とは、指定した条件のみを表示させる機能です。
これはわたしが普段ツールを使って取得しているデータです。自動でデータを取得はしてくれますが、この中から利益率の高い商品をピックアップしていく必要があります。
全部で2万行ほどある規模の大きなエクセルファイルです。2万行もスクロールさせるのは大変ですし、肉眼で利益率が高いかどうかを見ていくと必ず見落としが発生します。
なので、利益率の高いものだけをフィルタ機能を使って表示させてみます。
まずはデータというタブを選択し、次に矢印で示した1行目を選択します。(表の項目の部分を選択します)
選択したら、赤枠部分のフィルタというボタンをクリックします。
項目のところに赤枠のようなマークが出てきますので、一回クリックします。するとプルダウンでフィルタのメニューが出てきます。
わたしが管理しているエクセルでは高利益率という項目を用意していて、高利益率の商品は『o』が表示されるようになっています。ここでは『o』がついた商品だけを表示させてみます。
フィルタすると…ドンっ！どうでしょうか？同時に売れているものもフィルタしています。利益率が高くてよく売れている商品が740個見つかりましたね。
あとはこの結果を見て仕入れ判断をしていけば良いだけなので、確認する項目がぐっと減った分作業効率はアップです。
2.利益の高い順に並べるソート機能
上述しましたように、利益率の高いものだけをピックアップすることはできました。しかし、利益率が高いだけで何が一番高いのかというところまでは探さないとわかりません。
仕入れをしていくのであれば、当然利益率、利益の高いものから仕入れていきたいですよね。そんなときに便利なのがエクセルのソート機能です。
まずはソートさせるための列を選択します。ここでは『予想利益』の項目を選択しています。データタブを表示させ、『ZA↓』というボタンをクリックします。
下記のように確認されますが、選択範囲を拡張するを選択し、並べ替えボタンをクリックします。
すると…ドンっ！ご覧の通り、利益が大きなものが上から順番に並びましたね。
これでをすることで『よく売れていて、価格差も十分にあり、利益も利益率も申し分ない』というところまで絞り込めました。これらの商品を上から順番に見ていけばいいだけですので、より一層作業効率も上がるしここまで来れば利益も確実に上げられるでしょう。
3.何度も同じことを入力させない、オートフィル機能
エクセルを使用していると、エクセル関数を多用することにはなっていきます。エクセル関数にはセルを指定する必要があるのですが、それを1つ1つ入力している人もいるでしょう。
これはオートフィル機能というものを使うと、とても作業が楽になります。
たとえば下記の画像、H2にF2*G2という式を書いています。H3にはF3*G3を書いていきます。そしてさらにその先もずっと同じことの繰り返し。これを手作業でやっていると大変ですので、エクセルのオートフィル機能を使います。セルをクリックすると、矢印のような小さなボタンのようなものがありますので、そこをクリックし、グーッと下の方へドラッグします。
すると、H3～H9まで、自動でエクセルが数式を設定してくれます。
4.お金の先頭に『￥』をつけたい！表示形式の変更
エクセルでいろんなことを管理していると、数値がお金なのかお金以外の重量やサイズだったりするのか、パッと見てわからなくなることがあります。
その場合に便利なのが、表示形式の変更です。
表示形式を変更させたい列を選択します。下記の画像ではA列の利益を通貨表示させる手順です。A列を選択し、右クリック、セルの書式設定を選択します。
セルの書式設定の画面にて、表示形式タブを選択し、通貨を選択します。ここでは『￥』で表示させるようにしていますが、記号を変えて『＄』にすることも可能です。小数点も第何位まで表示させるか決められます。
日本円の表示であれば特に何も考えず通貨を選択するだけでOKです。小数点以下ありませんからね。最後にOKをクリックします。
これで通貨表示ができるようになります。
まとめ
エクセルはつきつめていくとまだまだいろんなことができますが、すべてを覚える必要はありません。むしろできればエクセルの学習は最小限にとどめておくのが良いでしょう。
勉強は輸入ビジネスのために使うべきです。ここで紹介したことが扱えれば十分戦っていけます。
また、エクセルを使う上で条件付き書式というのも便利でよく使っている人を見かけますが、わたしは条件付き書式は使わないようにしています。
理由は、セルに対して条件式を設定するため、パッと見て条件付き書式が設定されているかどうかがわからないためです。自分で設定したことを忘れてしまい、あとで『こっちのセルは色変わるのにこっちのセルが変わらない…なぜ？』と混乱させてしまうため、使わないようにしています。
わたしとしましては条件付き書式はおすすめしませんが、判断はおまかせします。
わたしが紹介しているエクセル操作方法で特に大切なことは、フィルタ機能とソート機能です。完璧に覚える必要はありませんが、こういうことが出来る、程度には覚えておくと必要時にすぐ調べられて便利でしょう。
また、作業効率を高めるには、作業環境を整備することも大切です。下記の記事もよければどうぞ。
輸入ビジネスの作業で覚えておいたほうが良いエクセル関数については下記の記事を参考にしてみてください。
サンプルとなるエクセルファイルもありますので、こちらもどうぞ。
